XỬ LÝ CÁC TÌNH HUỐNG VỀ SỬ DỤNG HÓA ĐƠN
Các tình huống về sử dụng hóa đơn luôn là những khúc mắc cần giải đáp của các bạn kế toán mới ra trường, Kế toán hà nội xin chia sẻ một số tình huống để kế toán có thể xử lý tốt các vấn đề về sử dụng, lập hóa đơn:
Câu hỏi: Nguyên tắc tập hoá đơn được quy định như thế nào? Các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ không có doanh thu thì có phải lập hóa đơn không?
Trả lời:
* - Tại điểm a, khoản 1, Điều 14 Thông tư số 64/2013 quy định:
Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh chỉ được lập và giao cho người mua hàng hóa, dịch vụ các loại hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư số 64/2013
- Tại điểm b, khoản 1 Điều 14 Thông tư số 64/2013 quy định:
Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả:
+ Các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.
+ Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống nếu có). Trường hợp hoá đơn tự in hoặc hoá đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hoá đơn thì gạch chéo bằng bút mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ.
Câu hỏi: Nguyên tắc tập các tiên của hóa đơn và thứ tự hóa đơn lập được quy định như thế nào?
* - Tại điểm c, khoản 1, Điều 14 Thông tư số 64/2013 quy định:
Hoá đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
- Tại điểm b, khoản 1 Điều 14 Thông tư số 64/2013 quy định:
Hoá đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hoá đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức kinh doanh phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hoá đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm. Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng hoá đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hoá đơn được phân chia.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm đồng thời cùng sử dụng một loại hoá đơn.tự in, hoá đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ thì tổ chức kinh doanh phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm. Thứ tự lập hoá đơn được tính từ số nhỏ đến số lớn cho hoá đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.
Câu hỏi: Hóa đơn được lập vào thời điểm nào?
Trả lời:
* Tại điểm 2a, Điều 14 Thông tư số 64/2013 hướng dẫn:
Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
Câu hỏi: Đối với các ngành kinh doanh đặc thù như điện sinh hoạt, nước, viễn thông... sử dụng các hóa đơn đặc thù, thời điểm lập hóa đơn như thế nào?
Trả lời:
* Tại điểm 2a, Điêu 14 Thông tư số 64/2013 hướng dẫn:
Ngày lập hoá đơn đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình thực hiện chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thoả thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình với người mua.
Câu hỏi: Đối với hoạt động xây dựng, kinh doanh bất động sản, thời điểm lập hóa đơn quy định như thế nào?
Trả lời:
Tại điểm 2a, Điều 14 Thông tư số 64/2013 hướng dẫn:
Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hoá đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
Trường hợp tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
Câu hỏi: Thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu?
Trả lời:
* Tại điểm 2a, Điều 14 Thông tư số 64/2013 hướng dẫn:
Ngày lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu do người xuất khẩu tự xác định phù hợp với thoả thuận giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan.
Câu hỏi: Thời điểm lập hóa đơn của các tổ chức kinh doanh bán rẻ như xăng dầu quy định như thế nào?
Trả lời:
* Tại khoản 2, Điều 14 Thông tư 64/2013 hướng dẫn như sau:
Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh xăng dầu bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hoá đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
Riêng đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hoá đơn, cuối ngày đơn vị phải lập chung một hoá đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hoá đơn phát sinh trong ngày.
Câu hỏi: Các trường hợp nào được lập hóa đơn bán lẻ vào cuối ngày bán hàng?
Trả lời:
* Tại điểm a, khoản, 2 Điều 14 Thông tư số 64/2013 quy định về tiêu thức”Ngày tháng năm" lập hóa đơn đối với hàng hoá, dịch vụ quy định:
Các siêu thị, trung tâm thương mại thành lập theo quy định của pháp luật được lập chung một (01) hóa đơn GTGT cho tổng doanh thu người mua không lấy hóa đơn phát sinh trong ngày (không phân biệt tổng giá trị thanh toán trên 200.000 đồng hay dưới 200.000 đồng). Chỉ tiêu người mua trên hoá đơn ghi rõ là khách hàng mua lẻ không lấy hoá đơn. Trường hợp khách hàng mua hàng tại các siêu thị, trung tâm thương mại (không phân biệt tổng giá trị thanh toán trên 200.000 đồng hay dưới 200.000 đồng) có yêu cầu xuất hóa đơn, các siêu thị, trung tâm thương mại phải lập hóa đơn GTGT cho từng khách hàng theo quy định. Các siêu thị,.trung tâm thương mại phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của số liệu về hàng bán ra với doanh số lập hoá đơn và hàng tồn kho. Dữ liệu bán hàng phải đảm bảo lưu trữ để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế và các cơ quan chức năng khác.
Câu hỏi: Nội dung trên hóa đơn có hướng dẫn mới như thế nào về tiêu thức tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng?
Trả lời:
* Tại điềm c, khoản 2, Điều 14 Thông tư 64/2013 hướng dẫn:
Tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền": ghi theo thứ tụ tên hàng hóa, dịch vụ bán ra; gạch chéo phần bỏ trống (nếu có). Trường hợp hoá đơn tự in hoặc hoá đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hoá đơn thì gạch chéo bằng bút mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ.
Trường hợp người bán quy định mã hàng hóa, dịch vụ để quản lý thì khi ghi hoá đơn phải ghi cả mã hàng hóa và tên hàng hoá.
Các loại hàng hóa cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi trên hoá đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu. Ví dụ: số khung, số máy của ô tô, mô tô; địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của ngôi nhà hoặc căn hộ...
Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, điện thoại, xăng dầu, bảo hiểm... được. bán theo kỳ nhất định thì trên hoá đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
Câu hỏi: Ai được ký trên hóa đơn bán hàng tại tiêu thức Người bán hàng?
Trả lời:
* Tại điểm d, khoản 2, Điều 14 Thông tư 64/2013 hướng dẫn:
Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
Câu hỏi: Hóa đơn không có chữ ký người mua hàng được chấp nhận trong trường hợp nào?
Trả lời:
* Điểm đ, khoản 2, Điều 14, Thông tư 64/2013 về Tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)" hướng dẫn:
Riêng đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn. Khi lập hoá đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)", người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.
Câu hỏi: Các trường hợp được phép bán hàng thu ngoại tệ thì đồng tiền ghi trên hóa đơn như thế nào?
Trả lời:
* Tại điểm e, khoản 2 Điều 14 Thông tư 64/2013 hướng dẫn:
Đồng tiền ghi trên hoá đơn là đồng Việt Nam.
Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tông số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.
Ví dụ: 10.000USD - Mười nghìn đô la Mỹ.
Người bán đồng thời ghi trên hoá đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hoá đơn.
Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.
Câu hỏi: Các trường hợp nào thì phải hủy hóa đơn?
Trả lời:
* Theo quy định tại khoản 2, Điều 27 Thông tư số 64/2013 thì các trường hợp hủy hóa đơn bao gồm:
a) Hoá đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hoá đơn.
b) Tổ chức, hộ, cá nhân có hoá đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện huỷ hoá đơn. Thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp tổ chức, hộ, cá nhân còn lưu giữ hoá đơn thuộc các trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hết giá trị sử dụng, thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hoá đơn đã mất.
c) Các loại hoá đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
d) Các loại hoá đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
Câu hỏi: Thủ tục, hồ sơ hủy hóa đơn của của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh được quy định như thế nào?
Trả lời:
* Theo quy định tại khoản 3, Điều 27 Thông tư số 64/2013 thì việc hủy hóa đơn của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh được quy định như sau:
a) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập Bảng kiểm kê hoá đơn cần hủy.
b) Tổ chức kinh doanh phải thành lập Hội đồng hủy hoá đơn. Hội đồng huỷ hoá đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.
Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi hủy hoá đơn.
c) Các thành viên Hội đồng hủy hoá đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
d) Hồ sơ hủy hoá đơn gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hoá đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
- Bảng kiểm kê hoá đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số…. đến số... hoặc kê chi tiết từng số hoá đơn nếu số hoá đơn cần huỷ không liên tục);
- Biên bản hủy hóa đơn;
- Thông báo kết quả hủy hoá.đơn phải.có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số... đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).
Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hoá đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện huỷ hoá đơn.
Mọi khúc mắc của các bạn về các tình huống sử dụng hóa đơn sẽ được giải đáp tại các khóa học kế toán thực tế của chúng tôi:
Face
Đào tạo kế toán thực hành cấp tốc
Face 2
Địa chỉ học kế toán tại thanh xuân
Trung tâm đào tạo kế toán cầu giấy
Trung tâm đào tạo kế toán thanh xuân
